Automatizarea proceselor de birou
Zilele acestea mai mult decât oricând ne-am dorit ca o parte din activitățile desfășurate chiar și acasă să fi fost automatizate. Lucrul de acasă nu este chiar ușor, iar necesitatea ca o parte din activitățile noastre de birou să fie automatizate a devenit mai acută.
Chiar dacă lucrăm de acasă tot avem o serie de lucrări repetitive sau consumatoare de timp (citirea email-urilor, extragerea de date din email-uri, răspunsul la email-uri, obținerea de aprobări, întocmirea de rapoarte). Statisticile spun că o treime din timpul de la serviciu este ocupat de activități repetitive și consumatoare de timp.
Când vorbim de automatizare, gândul ne fuge mai mult către RPA – Robotic Process Automation, dar scopul articolului de față nu este de a atinge acest nivel. Nu trebuie să fi o firmă mare pentru a-ți implementa o soluție Microsoft 365 la care să adaugi componente Power Platform: Power Apps, Power BI, Power Automate și, de ce nu, Power Virtual Agents.
Odată cu Office 365 ne-am obișnuit să avem acces la pachetul de aplicații Office (versiunea Office 365 beneficiază de update-uri permanente cu ultimele noutăți, comparativ cu licențiere clasică Office 2019 / 2016 / etc.), la serverul de mail Exchange, la site-urile SharePoint, stocarea OneDrive, crearea de formulare Forms sau comunicarea prin Teams. Alături de aceste aplicații cred că ar trebui să ne uităm mai des și pe Power Apps și Power Automate (fostul Power Flow).
Punerea în comun a “puterii” acestor aplicații ne ajută să ne realizăm singuri, fără utilizare de cod (având însă suportul în gestionarea accesului), fie extragerea datelor din email si popularea unei liste, fie crearea unui flux de aprobare sau crearea unei aplicații mobile de gestionare a unor liste. Aceste liste nu sunt altceva decât datele noastre (persoane de contact cu toate detaliile acestora, elemente de gestiune, rezultate din formularele de colectare) pe care suntem obișnuiți să le gestionăm în Excel, dar care pot să fie partajate și utilizate mai bine într-un intranet SharePoint. Cu soluțiile din Power Platform putem să construim și să particularizăm aplicații de colectare a datelor, creare și modificare date existente, extragere, analiză și punere în comun a rapoartelor.
Până la o înlocuire a modului tradițional de lucru haideți să folosim tehnologia pentru îmbunătățirea modului de lucru, creșterea productivității și, de ce nu, reducerea costurilor.
