Conducerea atelierelor de rezolvare probleme
O problemă este orice deviere cu conotaţie negativă de la standarde sau de la aşteptări.
În viaţa de zi cu zi, problemele pot conduce la situații din cauza cărora întâmpinăm dificultăți sau nu ne putem atinge scopurile.
În afaceri, problemele pot conduce la productivități scăzute, calitate slabă, costuri ridicate sau chiar pierderea clienţilor.
Ca în orice metodologie, în procesul de rezolvare a problemelor există piedici. Dintre acestea am putea enumera: Lipsa instrumentelor de rezolvare a problemelor, lipsa timpului, a resurselor, teama de eşec sau nereuşită, lipsa muncii în echipă și nu în ultimul rând, lipsa motivării.
În conducerea atelierelor de rezolvare a problemelor un rol important îl au liderii. Aceștia au rolul de a aloca resurse și timp, de a înlătura piedicile sau blocajele, de a se asigura că soluţiile identificate în echipă vor fi implementate corect și la timp.
Problemele simple se pot rezolva în ședințe (ateliere), de multe ori într-o zi întreagă sau mai multe zile. Ingineri din producție, calitate, întreținere și / sau alți participanți pot lucra în echipe pentru a rezolva o problemă.
Procesul combină adesea elemente de cercetare calitativă, brainstorming și cunoștințe de rezolvare a problemelor. Acestea pot implica un număr mai mare de persoane decât discuțiile de grup convenționale și de multe ori necesită un moderator sau facilitator.
Lucrul în echipă este o condiție a succesului în rezolvarea unor probleme mai complexe. Echipa este de fapt un grup de persoane care au cunoștiinte ale procesului / produsului, autoritate și abilități în rezolvarea problemei și implementarea acțiunilor corective. Este recomandat ca echipa să fie compusă din 4-10 membri (core) iar specialiști pot fi solicitați când este nevoie (non core team).
Comunicarea în cadrul echipei este foarte importantă. Printre regulile comunicării amintim: vorbește la obiect, vorbește din experiența personală și vino cu exemple, reconstruiește afirmații și propuneri, întâi afirmațiile și apoi întrebările, descrie, nu judeca, admite că sentimentele pot afecta ședința de rezolvare a problemelor.
Un rol primordial în succesul unei ședințe de rezolvare a problemelor îl are moderatorul.
Acesta este “dirijorul” echipei ce cunoaște foarte bine “partitura”. El se asigură că energia se mișcă în mod constant în cadrul echipei, că toată lumea participă la proces, că fiecare se menține focalizat pe problemă și nimeni nu se pierde pe drum.
Tot acesta, de cele mai multe ori, are rolul de a pregăti ședințele atât ca logistică cât și ca echipamente de folosit (laptop, proiector, flip-chart sau postit-uri).
Cele 3 etape mari ce trebuie parcurse în procesul de rezolvare a problemelor sunt: Planificarea, Pregătirea și Desfășurarea tehnică.
În etapa de Planificare se va defini scopul, ce participanți se invită, cînd și unde se va ține ședința și ce agendă se va propune.
În etapa de Pregătire se vor invita participanții, se va hotărî organizarea logistică (modalitatea de așezare a participanților în ședință). Urmează desfășurarea tehnică în care de cele mai multe ori sunt întâlnite următoarele capitole: Introducere, Brainstorming, Selectare idei, Transformare idei în soluții, Evaluare & Prioritizare și Plan de Acțiune. În cadrul desfășurării tehnice metodele alese de rezolvare a problemelor țin de complexitate și de nivelul de participare a specialiștilor. Dintre metodologii amintim: PDCA, A3, 8D, Kaizen, Six Sigma (DMAIC).
Un aspect mai rar întâlnit și ne-dezbătut este cel al recunoașterii meritelor pentru echipă și al celor individuale. Această recunoaștere va crește stima de sine a membrilor echipei și va motiva pe viitor membrii echipei.
Acordarea recunoașterii trebuie fie făcută la timpul potrivit și să fie corelată cu realizările fiecăruia.
Nu uitați să sărbătoriți succesele, acestea creează premisele motivaționale pentru următoarele provocări.
În viaţa de zi cu zi, problemele pot conduce la situații din cauza cărora întâmpinăm dificultăți sau nu ne putem atinge scopurile.
În afaceri, problemele pot conduce la productivități scăzute, calitate slabă, costuri ridicate sau chiar pierderea clienţilor.
Ca în orice metodologie, în procesul de rezolvare a problemelor există piedici. Dintre acestea am putea enumera: Lipsa instrumentelor de rezolvare a problemelor, lipsa timpului, a resurselor, teama de eşec sau nereuşită, lipsa muncii în echipă și nu în ultimul rând, lipsa motivării.
În conducerea atelierelor de rezolvare a problemelor un rol important îl au liderii. Aceștia au rolul de a aloca resurse și timp, de a înlătura piedicile sau blocajele, de a se asigura că soluţiile identificate în echipă vor fi implementate corect și la timp.
Problemele simple se pot rezolva în ședințe (ateliere), de multe ori într-o zi întreagă sau mai multe zile. Ingineri din producție, calitate, întreținere și / sau alți participanți pot lucra în echipe pentru a rezolva o problemă.
Procesul combină adesea elemente de cercetare calitativă, brainstorming și cunoștințe de rezolvare a problemelor. Acestea pot implica un număr mai mare de persoane decât discuțiile de grup convenționale și de multe ori necesită un moderator sau facilitator.
Lucrul în echipă este o condiție a succesului în rezolvarea unor probleme mai complexe. Echipa este de fapt un grup de persoane care au cunoștiinte ale procesului / produsului, autoritate și abilități în rezolvarea problemei și implementarea acțiunilor corective. Este recomandat ca echipa să fie compusă din 4-10 membri (core) iar specialiști pot fi solicitați când este nevoie (non core team).
Comunicarea în cadrul echipei este foarte importantă. Printre regulile comunicării amintim: vorbește la obiect, vorbește din experiența personală și vino cu exemple, reconstruiește afirmații și propuneri, întâi afirmațiile și apoi întrebările, descrie, nu judeca, admite că sentimentele pot afecta ședința de rezolvare a problemelor.
Un rol primordial în succesul unei ședințe de rezolvare a problemelor îl are moderatorul.
Acesta este “dirijorul” echipei ce cunoaște foarte bine “partitura”. El se asigură că energia se mișcă în mod constant în cadrul echipei, că toată lumea participă la proces, că fiecare se menține focalizat pe problemă și nimeni nu se pierde pe drum.
Tot acesta, de cele mai multe ori, are rolul de a pregăti ședințele atât ca logistică cât și ca echipamente de folosit (laptop, proiector, flip-chart sau postit-uri).
Cele 3 etape mari ce trebuie parcurse în procesul de rezolvare a problemelor sunt: Planificarea, Pregătirea și Desfășurarea tehnică.
În etapa de Planificare se va defini scopul, ce participanți se invită, cînd și unde se va ține ședința și ce agendă se va propune.
În etapa de Pregătire se vor invita participanții, se va hotărî organizarea logistică (modalitatea de așezare a participanților în ședință). Urmează desfășurarea tehnică în care de cele mai multe ori sunt întâlnite următoarele capitole: Introducere, Brainstorming, Selectare idei, Transformare idei în soluții, Evaluare & Prioritizare și Plan de Acțiune. În cadrul desfășurării tehnice metodele alese de rezolvare a problemelor țin de complexitate și de nivelul de participare a specialiștilor. Dintre metodologii amintim: PDCA, A3, 8D, Kaizen, Six Sigma (DMAIC).
Un aspect mai rar întâlnit și ne-dezbătut este cel al recunoașterii meritelor pentru echipă și al celor individuale. Această recunoaștere va crește stima de sine a membrilor echipei și va motiva pe viitor membrii echipei.
Acordarea recunoașterii trebuie fie făcută la timpul potrivit și să fie corelată cu realizările fiecăruia.
Nu uitați să sărbătoriți succesele, acestea creează premisele motivaționale pentru următoarele provocări.
