IATF - audituri remote în perioada COVID-19
Răspândirea pandemiei de COVID-19 a afectat toate ramurile industriei, producţia automotive fiind una dintre cele mai lovite.
Pe lângă problemele existente din 2019 cu disponibilitatea forţei de muncă şi scăderea comenzilor, a mai apărut o problemă mai puţin cunoscută şi discutată, realizarea auditurilor in condiții de pandemie.
Din cauza pandemiei, multe organizaţii au fost nevoite să-şi întrerupă activitatea pentru o perioadă mai scurtă sau mai lungă, ceea ce a dus în foarte multe cazuri la depăşirea perioadei de valabilitate a certificatelor IATF sau la imposibilitatea realizării auditurilor la termenele prevăzute, conform regulilor IATF ( editia 5 ).
IATF a venit în întâmpinarea organizaţiilor şi pentru întreg anul curent, nu mai târziu de 1 ianuarie 2021, în cazul în care organizaţiile au putut demonstra legătura clară cu pandemia de COVID-19, a permis extinderea perioadei de valabilitate a certificatelor şi a celei în care pot fi realizate auditurile, indiferent că sunt cele iniţiale, de supraveghere sau de recertificare.
O altă facilitate acordată de IATF este prelungirea perioadei de gestionare a eventualelor neconformităţi descoperite la audituri. Practic, cu toate extinderile acordate, organizaţiile au avut o perioadă de 210 zile calendaristice de la sedinţa de încheiere a unui audit până la momentul în care a fost luată decizia finală privind continuarea sau retragerea certificării.
Desi în general IATF preferă realizarea onsite a auditurilor, ultima facilitate acordată organizaţiilor a fost realizarea auditurilor remote, atunci când organizaţia poate demonstra că din cauza pandemiei de COVID-19 auditul onsite nu se poate realiza.
Auditul remote se desfăşoară similar celui onsite dar folosind tehnologii electronice / IT, mai precis videoconferinţe în cadrul cărora auditorul strânge evidenţele necesare şi le evaluează pentru a determina gradul de conformitate cu criteriile de audit.
Auditurile remote se desfăşoară atât pentru locaţiile de producţie ( manufacturing sites ) cât şi pentru cele suport ( remote support locations ). Referitor la durata auditului remote organizaţiile trebuie să se aştepte la o extindere cu 10% a timpului de audit, dar nu mai mult de 8 ore. Acest timp este necesar auditorului pentru planificarea activităţilor necesare pentru auditul remote.
Pentru planificarea auditului remote, auditorul poate solicita organizaţiei :
- durata cât a fost întrerupta activitatea, daca e cazul
- planurile de repornire, inclusiv riscurile identificate
- acţiunile extraordinare luate
- resursele pierdute ( permanent sau temporar )
- schimbări ale regulamentelor sau a conditiilor de functionare
- lista clientilor organizatiei, cu identificarea celor activi
Ȋn cazul în care o parte din acţiunile planificate nu pot fi realizate în timpul auditului, de exemplu din cauza erorilor tehnice / întreruperi ale videoconferinţei, se va adăuga perioada de timp corespunzătoare la următorul audit planificat aspect care va trebui menţionat în raportul final şi explicat de auditor la sedinţa de închidere.
Atenţie: IATF poate urmări sau observa planificarea sau realizarea unui audit remote, acest aspect nu poate fi refuzat de către organizaţii !
